Наказом №253 затверджено такі форми:

- з обліку особового складу: П-1 "Наказ (розпорядження) про прийом на роботу"; П-3 "Алфавітна картка"; П-4 "Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи"; П-5 "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу"; П-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки"; П-7 "Список №__ про надання відпустки"; П-8 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)";

- з обліку використання робочого часу: П-12 "Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати"; П-13 "Табель обліку використання робочого часу"; П-14 "Табель обліку використання робочого часу"; П-15 "Список осіб, які працювали в надурочний час"; П-16 "Листок обліку простоїв".

Наказ про прийом на роботу (форма №П-1) застосовується для обліку прийнятих на роботу, заповнюється у відділі кадрів на всіх працівників. Підписаний керівником підприємства (організації) наказ оголошується працівнику під розписку. На підставі підписаного наказу про прийом на роботу відділ кадрів заповнює документ первинного обліку форма №П-2 "Особова картка", робить відповідні записи у трудовій книжці; бухгалтерія відкриває особовий рахунок чи аналогічний йому документ.

Наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма №П-6) застосовується для оформлення щорічної та інших видів відпустки, що надається працівникам відповідно до чинних законодавчих актів і положень, колективних договорів, контрактів та графіків відпусток. Наказ заповнюється у двох примірниках - один залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. На підставі наказу про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особовій картці ф. №П-2 працівника (форма затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. №277), а бухгалтерія робить розрахунок заробітної плати, що належить за відпустку. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням кількості днів відпустки зазначається "без оплати".

Наказ про припинення трудового договору (контракту) (форма №П-8) застосовується при звільненні працівників, заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, які звільняються вищестоящим органом. Один лишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. Наказ підписується начальником (майстром) цеху (відділу, дільниці) та керівником підприємства (організації) . На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору бухгалтерія робить розрахунок із працівником.

Форми №П-12 та №П-13 застосовуються для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, для контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці.

Табель обліку використання робочого часу (форма №П-14) призначається тільки для обліку використання робочого часу працівників з твердим місячним окладом чи ставкою. Облік часу надурочних робіт здійснюється на основі списків осіб, що працювали надурочно (форма №П-15). Списки з відміткою майстра про кількість фактично відпрацьованого понаднормового часу використовуються для запису в табель.

Облік часу простоїв здійснюється на підставі листків обліку простоїв (форма №П-16). Листки обліку простоїв з відміткою про час простоїв використовуються для запису в табель.

На підприємстві слід також вести документацію з обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок, а саме книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Обидві форми затверджені наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 р. №277.
До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносяться усі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, що прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, що видані працівникам знову. Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.

Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.
По закінченні кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них і про суми, що одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них, з додатком прибуткового ордера каси підприємства.
На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за формою, затвердженою наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року №227.
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.