4. Расчет зарплаты

Вся компонента «Расчет» работает по одному принципу, а именно: 
Сначала вводится запись, затем она рассчитывается.
Многие расчетчики задают один и тот же вопрос «Как же так, мы зарплату начислили, а в расчетке пусто»
Аналогом в вещественном мире может служить записная книжка. Когда расчетчик начисляет зарплату компьютер делает запись в «записной книжке» о том, что нужно кое-что сделать. Когда зарплата рассчитывается компьютер читает свою «записную книжку» и выполняет те действия, которые в ней записаны.

Этот вопрос можно легко избежать, если научить расчетчика обращаться с Журналом расчета. В ЖР хранятся все записи, которые были введены по сотруднику.
Некоторых расчетчиков ЖР пугает, он кажется им непонятным, и вместо него они предпочитают «Расчетку», но это не верно в принципе. Только посмотрев ЖР можно сказать, как и почему у данного сотрудника сумма по расчету нулевая либо расчета нет вообще.
«Расчетка» всего лишь отражает то, что содержится в ЖР, кроме того, алгоритм ее таков, что она скрывает все записи ЖР, которые равны нулю.

В общем случае расчет зарплаты можно вызвать открыв меню Регламент и выбрав пункт меню Расчет зарплаты.
В открывшемся окне нужно выбрать действие(начисления, удержания, прочее), которое будет выполнять компьютер и нажать кнопку «Рассчитать».
Здесь же можно получить и отчеты.

В программе так же предусмотрены комментарии выполняемых расчетов. Для этого нужно зайти в меню Сервис-Настройки пользователя и поставить галку «Комментировать выполняемые действия».
Затем открыть Журнал расчета зарплаты, поставить курсор на интересующую запись и нажать кнопочку «Прокомментировать ход расчета»

5. Выплата зарплаты

Самой частой ошибкой при выплате зарплаты является неправильное указание периода ЗА который эта зарплата выплачивается. Расчетчики пытаются выплатить зарплату либо сразу за несколько месяцев, либо указывают сумму, большую, чем сотрудник заработал за месяц.
И то и другое является нарушением законодательства, т.к. по закону зарплату нужно выплачивать с компенсацией за задержку (если таковая была, разумеется). Выплачивать сумму за БУДУЩИЙ период авансом тоже нельзя, т.к. такая выплата по закону трактуется как ссуда предприятия и на нее должны считаться проценты.
Т.о. в документе Выплата ЗП можно ставить сумму либо равную той, что дает программа, либо меньше, но никак не больше.
Однако, на практике расчетчики часто выплачивают все сразу и ни на какие речевые увещевания не поддаются. Для таких упертых товарищей был разработан специальный метод, который сам распределяет сумму по периодам действия.

Довольно часто расчетчики просто удаляют строки по тем сотрудникам, кто не получил зарплату по ведомости. Этого делать тоже нельзя, т.к. нарушается достоверность бумажного и электронного документа. Для таких действий существует понятие «депонирование». 
Почти всегда, когда я при внедрении программы произношу это слово расчетчица невольно вздрагивает, у нее начинается нервный тик под глазом, а сама она начинает косится на образа, делая при этом некоторые пасы руками и произнося слаборазборчиво «Свят, Свят, Свят...». Это легко объяснимо, т.к. почти во всех организациях депонент - это ежемесячное переписывание вручную книги депонентов. В программе ЗиК переписывать ничего не надо - программа сама посчитает и распечатает книгу депонентов. От Вас требуется только вводить документы выплаты и зачисления депонента. Ну, а для того, чтобы не вводить выплату депонента дважды есть маленький такойпереносчик, не требующий даже Правильного Программиста.

Еще одной ошибкой является не понимание документа «Перечисление зарплаты в банк». Прочтите наконец-то описание этого документа и вспомните что в Русском языке означает «третьи лица»! Для совсем балбесов объясняю: этот документ не учитывается в расчете НДФЛ удержанного и делать им выплату зарплаты с целью пополнения банковского счета сотрудника - ошибка, которую сразу обнаружить довольно таки сложно, а потом будет «уже рано». Кроме того этот документ всегда удерживает зарплату из текущего месяца, не зависимо от того, какой период будет указан в документе.
Для выплаты зарплаты через банк существует все та же «Выплата Зарплаты», но для упрощения ввода нужно подготовить (всего один раз!) справочник сотрудников. Почему именно сотрудников? Да потому, что только в нем есть специальное поле «Зарплатный счет». А Вы что думали, что это для Дебет 20 Кредит 70? Ха! как бы не так! 
Если в этом поле указать номер банковского счета сотрудника, то при заполнении документа Выплата ЗП программа предложит несколько вариантов, так вот, последний «Перечисление зарплаты на зарплатные счета» и заполнит тех сотрудников у которых в поле зарплатного счета есть хоть что то.
Замечание: не рекомендую в это поле писать «лишьбычё». В печатной форме Выплаты есть «список плательщиков в банк» который можно распечатать и отдать вместе с одной общей платежкой. 
Хитрый финт ушами: Любой банк может делать услугу по транзитному счету. Это когда сотрудник-получатель открыл счет нипанятнагде и на него, по идее, банк требует отдельную платежку. Так вот, транзитный счет - это когда вы отдаете сумму в ваш банк, а он уже самостоятельно отправляет эту сумму по указанному Вами счету. При этом все такие сотрудники (то бишь получатели в разных банках) идут общим списком с сотрудниками-получателями вашего банка. Это удобно и Вам и Вашему банку, т.к. упрощается: с вашей стороны печать кучи платежек, а со стороны банка - обработка их. Естественно должна быть некоторая договоренность с банком, а кроме договоренности произведена соответствующая настройка программы, чтобы помимо печатного реестра формировался электронный. В банке работают таки же люди как и Вы, и им так же как и Вам не хочется работать. 

Одним из важных механизмов при формировании суммы является механизм двойного сальдо. 
Из-за кривости (чего уж тут скрывать) платформы «Расчет» в которой по неизвестной причине отсутствуют авто-итоги программисты 1С решили пойти по методу «закат солнца вручную». В ЗиК сальдо по сотрудникам вводится двумя документами: Накопленная задолженность(вводит ВР НачальноеСальдоЗадолженность) и Начисление заработной платы (вводит ВР НачальноеСальдоОкругления иНачальноеСальдоПереплатаНДФЛ).

Рассмотрим по порядку, зачем они нужны и для чего используются.
ВР: НачальноеСальдоЗадолженность (в программе он имеет представление Задолженность по заработной плате) – это ВР, который хранит сумму задолженности предприятия перед работником за прошлые месяцы.
Внимание: результат этого ВР не учитывается при выплате зарплаты!

ВР: НачальноеСальдоОкругления (в программе он имеет представление Текущее начальное сальдо) – это ВР, образованный за счет «округления» выдаваемых сумм на руки, а так же в случае переплаты или переудержания в прошлых месяцах, а так же штрафов за несвоевременную выплату ЗП.
Внимание: результат этого ВР учитывается при выплате зарплаты!

ВР: НачальноеСальдоПереплата – это задолженность предприятия перед сотрудником, сформировавшаяся в результате излишне начисленного в прошлых периодах НДФЛ. Предприятие не может просто выплатить эту задолженность сотруднику - можно либо уменьшить на эту сумму начисляемый в текущем периоде НДФЛ, что и сделает ЗиК автоматически, либо выплатить эту сумму сотруднику, предварительно получив от него заявление с просьбой о выдаче этих денег. Такая возможность предусмотрена документом «Возврат НДФЛ»

Так как же программа считает начальное сальдо?
Да очень просто!
Начальное сальдо это результат НачальноеСальдоЗадолженность+ НачальноеСальдоОкругления+НачальноеСальдоПереплатаНДФЛ.
Почему же с сальдо в ЗиК возникает столько проблем? Да потому, что если расчетчик в платежной ведомости укажет сумму большую, чем сотрудник заработал за месяц, то «умный» компьютер рассчитает в следующем месяце НачальноеСальдоОкругления с бооольшим минусом (а.НачальноеСальдоЗадолженность больше чем долг перед сотрудником)
Таким образом, в следующем месяце по сальдо будет две суммы – одна с плюсом, другая – с минусом. И если эта ситуация будет повторятся из месяца в месяц, то эти суммы в итоге будут астрономических размеров.
Замечу, также, что в особо запущенных случаях это может привести к необратимым последствиям, т.к. размер поля RESULT, который отвечает за результата в ЖР ограничен 15 разрядами, причем 2 разряда отведены под дробную часть.
Это значит, что максимальное число, хранимое в ЖР будет 9 999 999 999 999.99
Хотя такую сумму разве что олигархи получают, но все же...

Следующий пример показывает механизм в действии
Пусть НачСальдо за декабрь будет 1000р, причем это сумма только ноября.

Декабрь

Январь

Усложняет ситуацию то, что сальдо округления вводится документом «Начисление зарплаты», а задолженность по заработной плате – документом «Накопленная задолженность».
Сложность тут заключается в том, что сальдо округления надо еще и рассчитать, чтобы получить реальное сальдо, которое было на конец прошлого периода.
Я давно отказался от типового решения и делаю ввод всего сальдо одним документом «Накопленная задолженность». Посмотреть реализацию можно здесь , внедрять - Правильному Программисту.

- Q: На конец декабря задолженность перед сотрудником была -152 р. В январе начислений никаких у него не было. Переходим в февраль, создается документ Накопленная Задолженность и этого сотрудника там нет. Соответственно и в ЖР все по нулям. Не могу понять в чем может быть дело?
- A: Отрицательная задолженность говорит только о том, что мы переплатили сотруднику в прошлых месяцах. Т.к. в типовом решении все такие переплаты вводятся расчетом НачальноеСальдоОкругления, то обязательно нужно вводить документ Начисление зарплаты даже по тем сотрудникам, кто не работал в текущем месяце. В противном случае потеряется сальдо.

- Q: В ТК говорится об обязательной выплате аванса не реже половины месяца, но так же говориться, что с каждой выплаты мы обязаны удержать НДФЛ. Так вот вопрос: каким образом это сделать?
- A: Если коротко - никак. 
В ТК имеется принципиально не разрешимая ситуация: с одной стороны нас обязывают выплачивать зарплату не реже двух раз в месяц, а с другой стороны - минимальный период предоставления налогового вычета и расчета налога - один месяц. Да и рассчитать зарплату за полмесяца не представляется возможным, т.к. не все отделы могут вовремя предоставить информацию. Кроме того, даже в случае своевременного представлении информации, существуют ограничения в сумме налогового вычета: рассчитав половину месяца можно не достигнуть предела и применить вычет, а в полном месяце - вылететь за предел. Не применять вычет налоговый агент не имеет права - есть заявление от сотрудника, а кроме того, не исключена ситуация, что дохода за вторую половину месяца у сотрудника не будет.

6. Расчет НДФЛ (удержанного)

После проведения документа выплаты зарплаты программа всегда спрашивает о необходимости рассчитать НДФЛ удержанный.
Часто расчетчики не понимают, что это такое и делают достаточно серьезную ошибку, не рассчитывая его вовсе. А боком это выходит только в новом году, после сдачи сведений по НДФЛ в Налоговую.

Итак, в НК говорится про два налога на доходы: 
-налог исчисленный
-налог уплаченный
Первый налог считается в момент начисления сотруднику заработной платы, второй – в момент ее выплаты.
Например, если сотруднику заработная плата не выплачивалась в течении полугода, но при этом начислялась, то уплаченный налог за этот период будет нулевым.
Но как только этому сотруднику будет произведена выплата, тут же и уплаченный налог будет полностью рассчитан.
Лучше показать на примере:

Январь

Февраль

Как видно, налог уплаченный не превышает выплату зарплаты.
Тут есть один подводный камень: если выплата ЗП делается ежемесячно, без задержек, но только в следующем месяце (допустим 15 числа каждого месяца), то в некоторых случаях может возникнуть ошибка при переходе на новый год.
Дело в том, что налоговым периодом признан год, а значит все выплаты не будут учитываться при переходе на следующий период.
Например, если сотрудник устроился на работу в декабре, а предприятие выплату зарплаты производит только 10 числа следующего месяца, то по итогу года у этого сотрудника возникнет долг по налогу.
Чтобы избежать данной ситуации я пересмотрел методологию формирования этого вида расчета. В моем решении НДФЛ уплаченный более не вводится документом начисление зарплаты, а вводится документом Выплата ЗП, причем вводится только один раз за период выплаты. Таким образом ввод документа Выплата ЗП в январе, за период декабрь, автоматически введет расчет НДФЛ уплаченный с периодом действия декабря.

В типовом случае можно ввести только документ «Перерасчет НДФЛ» из пункта налоги, но если сотрудников много за ними просто не уследишь.

7. Начисление налогов

Документ «Начисление налогов ФОТ» в целом похож на документ «Начисление зарплаты». Отклонений тут никаких не предусмотрено, поэтому просто вводим список сотрудников и проводим документ.

Стоит остановиться только на системах налогообложения ЕНВД и УСН. 
Частой ошибкой бывает ввод дополнительного документа «Сведения по расчету ЕСН» по каждому сотруднику. Так вот, этого делать не надо!
Нужно в настройках программы на закладке «налоги» поставить галочку «Организация осуществляет деятельность, подпадающую под ЕНВД»
Кроме того, в проводке по умолчанию нужно тоже установить эту галочку.
Для организаций, которые частично на ЕНВД, частично на общем режиме галочку в проводке по умолчанию можно не ставить, но нужен документ «Бухгалтерский, налоговый учет... » в котором нужно указать долевое соотношение режимов и проставить один из шаблонов такой, чтобы у него эта галочка была.
Если же на ЕНВД находится целое подразделение, то можно обойтись без этого документа, настроив шаблон проводки этого подразделения на ЕНВД.

8. Расчет авансовых платежей

Очень простой пункт. Он вызывается из меню Отчеты - Налоговая отчетность – Расчет авансовых платежей ЕСН.
Просто нажимаем кнопку «Выполнить» и ждем...
В зависимости от мощей ваших дровишек, количества сотрудников и оптимизации расчета этот расчет может занять от нескольких секунд до нескольких часов.
Делать это полезно либо после закрытия периода, либо просто в монопольном режиме и сразу после этого закрывать период!

9. Закрытие периода

Ну вот и добрались до последней ступеньки расчета. 
Этот пункт следует делать только после того, как будет дан ответ на вопрос: «А все ли пункты пройдены?»
Само закрытие разделено на две части: 
- сервисные проверки
- собственно смена периода
Проверки делаются для того, чтобы лишний раз удостоверится в истинности всех начислений и расчетов.
Для смены периода выбираем меню Регламент-Сменить период расчета зарплаты
Замечу, что закрытый период можно открыть заново, но при этом стандартная обработка обнуляет все записи журнала расчетов. Для продвинутых юзверов есть Редактор Журнала Расчетов, но пользоваться им надо очень осторожно.

10. Отчеты

Отчетную информацию можно получать только после расчета заработной платы. Попытка получить отчет не производя расчеты ни к чему не приведет - данных в системе еще нет. 
Некоторые отчеты (Расчетные листы, Свод по зарплате) можно разбивать по периодам действия, тогда в этих отчетах сумма расчета будет разбита на периоды за которые производится начисление или удержание. Для этого в нужно на закладке «Настройки» установить соответствующую галочку. 
Здесь я хотел бы остановиться на таком отчете как свод проводок и некоторым вопросам, с ним связанным

- Q: Сотрудник принят на работу с 17 января в подразделение А. С 24 января его перевели в другое подразделение Б и оформили кадровый приказ, а в своде проводок не с 24 , а с 17 числа зарплата ложится на новое подразделение Б.
- A: переводы с середины месяца в ЗиК не поддерживаются. По большей части это вообще маразм, такие переводы считать. Могу показать на примере, что такие расчеты - показуха работы и она нафиг ни кому не нужна.
Зададимся глобальным вопросом: а зачем нам вообще нужны проводки? Скажите «для выгрузки в бухгалтерию, разумеется!» ?
Не правильно скажите. Бухгалтерия это ведь только средство сбора и обработки информации, а проводки мы выгружаем как раз для анализа деятельности предприятия. 
А теперь зададим вопрос менее глобальный: насколько важно для предприятия участие дворника Иванова в подразделение 1, переведенного туда по приказу бригадира Шарапова 14 числа текущего месяца? Что такое зарплата всего предприятия и зарплата дворника Иванова, да еще и за половину месяца?
Прежде чем начать возмущаться подумайте вот о чем: на крупном предприятии отдел труда и зарплаты назначает суммы премиальных для каждого подразделения. Никогда не задумывались, как они это делают? 
А делается это так: ОТиЗ садится с начальником за стол и смотрят на отчет экономиста по продукции или работе за месяц. Затем, закатив светлы очи к потолку, проставляют суммы премий. Как? Да на глаз. Захотели - поставили, захотели - урезали.
Точно так же плановый отдел считает долю затрат на производство. Ну скажите мне, как можно рассчитать количество эл. энергии, потраченную на изготовление одного шпиндельного двигателя рабочим Петровым? А тепло как сосчитать? А воду? Ему же мыться иногда надо! А расходные материалы типа лака, растворителя и т.п. ушедших на этот самый шпиндель? Да никак! Можно только примерно сказать какая доля процента потрачена туда то и туда то. 
Ну и сравните теперь погрешность на «глазок», примерной прикидки затрат и погрешность зарплаты дворника Иванова. Оно вам надо?
Хотя, если задаться такой целью, программу можно заставить учитывать такие переводы, но трудозатраты будут огромны, ведь все такие изменения нужно будет в будущем переносить на новые релизы программы.

- Q: Почему свод проводок формируется так долго?
- А: Потому что программисты 1С болт с гайками забили на скорость. 
Вы думали девиз 1С: Доступно и всерьез? Таки нет, их девиз: Не нравится - не ешь!
Алгоритм отчета крайне корявый, это если совсем мягко выразится. В разных местах видно, что код писали разные люди на разном этапе своей трудной студенческой жизни: кто то на первом курсе, кто то на втором... Были даже третьекурсники!
Мой отчет формирует свод проводок за 3,5 минуты при численности в 1500 человек и 15-20 видов расчета на каждого. Стандартный отчет делает то же самое за ... по разному, зависит от релиза, но в среднем от 40 минут до нескольких часов.

- Q: А что это у меня в справочнике шаблонов столько элементов появилось? 
- А: Это потому, что криворукие студенты не смогли придумать ничего умнее, как заполнять этот справочник всяким техническим мусором. Они не понимают, что найти нужную проводку для документа Бух, нал учет при достаточно сложной структуре предприятия и развернутой системе затратных счетов очень проблематично.

-Q: Свод проводок формируется нормально, но появляются какие то непонятные проводки по счету 91.1 и 91.2
-A: Это копейки образованные от округления сумм ЕСН и ПФР. По рекомендации пенсионного фонда расчет страховых взносов и единого соц налога ведется с точностью до 5 знаков после запятой. В бухгалтерском учете эти суммы округляются до 2 знаков после запятой. Если посчитать по всем сотрудникам, то набегает разница +/- несколько копеек. Вот эта разница в округлении и попадает на 91 счет.

-Q: В нашей организации не ведется 97 счет, а свод проводок упорно распределяет затраты будущих периодов на этот счет. Как заставить его не делать это?
-A: Раньше можно было просто удалить счет 97 из плана счетов, сейчас без изменения конфигурации не обойтись. Либо можно воспользоваться моим сводом, но он все равно потребует небольшое изменение в конфигурации.

11. Отчетность в ФМНС

Этот раздел в недалеком будущем отправится на свою собственную страничку. А пока ограничусь таким актуальным в начале года вопросом:
- Q: Скажите пожалуйста, подавать ли сведения на предпринимателей у которых куплены товары по товарным чекам или нет? Если подавать - какой вид дохода ставить? Программа которую дает налоговая НалогоплательщикЮЛ предусматривает ввод паспортных данных и прописки и без них контроль не проходит. Если сформировать файл таких ИП другими средствами в налоговой не примут. Что делать?
- A: Если коротко: не сдавайте такие данные вообще, и за это Вам ничего не будет.

Теперь развернуто: 
Чего тут только не понаслушаешься:
1. налоговая пугает дикими штрафами в 100р с каждого ПБОЮЛ 
2. при проверке должны быть копии документов постановки ПБОЮЛ на учет, а если нет , то обязан подать сведения
3. Один звонок в налоговую «подавать - не подавать» и все ясно
4. всегда так делали(в смысле подавали)

Разбираем по порядку.
1. Размер и порядок штрафа определен ст 126 НК п.1. Но разве шел разговор о «непредоставление сведений»? С какой стати налоговый агент должен подавать сведения, которые ему подавать не надо? Но даже если мы на микросекунду допустим что это так, с какой это стати вы в налоговую подаете справки на каждого сотрудника отдельным документом? Есть обязанность подавать сведения, причем по всем ФЛ сразу,одним документом, бумажным, или электронным. И единовременно.
2. Читаем ст. 230 НК, п.2. Медитируем над фразой «если эти индивидуальные предприниматели предъявили налоговому агенту документы...». У меня что то с глазами не так? Может тут написано что нужны копии документов постановки ПБОЮЛ на учет? Что в Русском (это слово пишется с Большой буквы!) языке означает слово «предъявили»? Вас когда ГАИшник останавливает вы у него тоже копию с его удостоверения снимаете?
3. Отлично! Всегда балдел от таких звонков. Вы когда детский садик закончили? Что так давно, да? А ведете себя как ребенок перед строгой няней. 
С налоговой можно общаться только в письменном виде. Иначе есть шанс как-нибудь после звонка вас штрафануть за нарушение НК. Налоговая и штрафанет. И будет права. В налоговых хорошо усвоили, что лохов надо доить.
4. Еще лучше предыдущего пункта. Просто шедевр. Делайте дальше - дурная работа дураков любит.

Разберемся, что же это за постановления такие, о которых столько копий сломано. 
На зарегистрированных предпринимателей сведения вообще не подаются - у них уже есть свидетельство и они сами с налоговой разбираются. Об этом прямо говорится в ст. 230 НК, п.2.
Остается вопрос с не зарегистрированными. Ну что ж, раз уж сами НК читать не хотите ткну в него носом.
Внимательно прочитайте свои обязанности, как налогового агента в ст.226. Эта статья прямиком отсылает нас на ст.228, в которой нетпредпринимателей! 
Формально сведения о доходах от продажи имущества НИКОГДА не надо было подавать: это обязанность налоговых агентов, а организации-покупатели имущества таковыми не являются - они не обязаны удерживать НДФЛ
И если раньше во всяких НалогоплательщикахЮЛ код для доходов от продажи имущества был предусмотрен(в 2005 году - это 1520) - это было не более чем строгое выполнение Приказа Федеральной налоговой службы от 25 ноября 2005 г. N САЭ-3-04/616@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц", то теперь появились и официальные мнения, которые следуют строгому прочтению НК, что эти сведения подавать все-таки не нужно: Письмо Федеральной налоговой службы от 16 ноября 2005 г. N 04-1-03/567 "Об уплате налога на доходы физических лиц". В крайнем случае можно прикрываться им.
Еще раз, для тех кто не понял: НК не изменился, просто появилась официальное мнение. Предприятие не является налоговым агентом упомянутых физических лиц, даже если они не являются зарегистрированными предпринимателями. А уж если зарегистрированные... так в НК аж в нескольких местах настойчиво написано: НЕ НАДО!

Итоги

В заключение этого краткого обзора хочу сказать пару слов о вреде документа «Исправление», а так же непосредственном исправлении в журнале расчетов.
Я считаю, что эти виды правки недопустимы и их использование говорит только о непонимании расчетчиком программы. 
Для всех, кто желает что то возразить рекомендую помедитировать на досуге над программой «1С:Торговля и Склад» в которой можно править движения регистров вручную.