Методология оценки основывалась на «тайных визитах» и «тайных звонках» в соответствии с легендами, предварительно согласованными с участниками исследования. В процессе визита «тайные агенты» обращали внимание на внутреннюю обстановку зоны ресепшн, внешний вид секретарей, начало общения с посетителем,  ответы на вопросы посетителя (или  выполнение заявки), завершение контакта. При звонке в компанию  оценивалиcь: длительность ожидания на линии и время переключения на внутреннего сотрудника, соблюдение общих стандартов телефонного общения. 

По результатам оценки 200 компаний, был сделан общий вывод о том, что все компании понимают важность зоны приёма посетителей и стараются искать нестандартные подходы к её размещению и оформлению. Вместе с тем, большое внимание в компаниях  необходимо уделять не только дизайну, но и чистоте помещения, а также рабочих столов секретарей. Зачастую на ресепшн на глаза гостям попадались предметы, неприемлемые в рабочей обстановке, тем более в зоне приёма посетителей: еда, кружки, косметика, игрушки и т.д.

В ходе исследования было отмечено, что секретари, как правило, сразу реагируют на посетителя, выясняют цель визита и пытаются помочь. Однако,  завершение контакта не менее важно, чем его начало; между тем, в 30% случаев секретари не прощаются и не предлагают свою помощь, провожая гостя.

При общей дружелюбности, доброжелательности и вежливости сотрудников на ресепшн, важно отметить, что секретари теряются в стрессовых и нестандартных ситуациях. Ещё один  распространённый недочёт заключается в отсутствии сопровождения гостя в процессе ожидания. Секретари могут забыть про посетителя, не предоставив обратную связь о том, что контактное лицо задерживается на встречу, не предложив место для ожидания и напитки. В данном случае рекомендуется устанавливать лимит по времени, по истечению которого необходимо вернуться к посетителю с комментариями о статусе ожидания. 

Исполнительный директор KellyOCG Юрий ЕФРОСИНИН: «Управляя проектами по аутсорсингу ресепшн, мы учим наших секретарей избегать безличного общения, так как это важная составляющая первого впечатления. Мы рекомендуем интересоваться именами гостей и использовать их в дальнейшем общении, также полезно организовать таблички с именами секретарей на видном месте в зоне ресепшн. В ходе исследования мы отметили, что такая практика отсутствует почти везде: 90% секретарей не спрашивают имена посетителей, у 92% отсутствуют бейджи».

Ещё один значимый фактор, который был отмечен в ходе исследования, состоит в том, что секретари на ресепшн зачастую не улыбаются (42%), несмотря на то, что  искренняя улыбка, встречающая гостя при входе в помещение, очень способствует формированию приятного впечатления от визита. Отсутствие улыбки также было отмечено в голосе при телефонном общении: примерно в 50% случаев секретари общались с дозвонившимся без какой-либо эмоциональной окраски. Пренебрегать данным фактом не рекомендуется, так как именно позитивная эмоциональная окраска создаёт положительный имидж первого контакта, что напрямую связано с желанием позвонить или прийти в компанию снова. 

Результаты оценки телефонного общения в чём-то пересекаются с итогами визитов. При общем удовлетворительном уровне соблюдения телефонного этикета, были выделены блоки, над которыми стоит работать: приветствие звонящего, сопровождение звонка, завершение контакта. Также стоит уделить внимание исключению из речи «запрещённых» слов, таких как: «алло», «секундочку», «здравствуйте», «не знаю».




«Наша команда придерживается принципа, что основная задача ресепшн – сформировать у посетителя желание обратиться в компанию ещё раз. Причины сервисных «промахов» секретарей мы видим в неопытности персонала, высокой загруженности и недостаточном контроле. Ресепшн для качественного функционирования требует от административного директора постоянной вовлечённости в процесс управления, что далеко не каждый может себе позволить. В том случае, когда в компании отсутствуют внутренние ресурсы для управления зоной ресепшн, целесообразно передавать эту функцию под управление внешнего провайдера», – подводит итог исследования Юрий Ефросинин. 

Секретарям на ресепшн всегда стоит помнить классическое высказывание Коко Шанель: «У вас не будет второго шанса произвести первое впечатление».