Виды и признаки служебных совещаний

Приведем укрупненную классификацию и укажем признаки служебных совещаний. По видам служебные совещания, как правило, разделяют следующим образом:

• Информационные (инструктивные) - доведение информации, сведений, выдача поручений и распоряжений «сверху вниз» по схеме управления до исполнителей, контроль исполнения поручений;
• Оперативные (диспетчерские) - получение информации «снизу вверх» от подчиненных, о состоянии дел, рассмотрение отчетов, анализ и решение текущих вопросов, выдача и контроль исполнения поручений;
• Проблемные (ситуационные) – коллективный, командный анализ состояния дел, а также сложных ситуаций, проблем, стоящих перед компанией и выработка наилучших решений по этим проблемам.

Обычно эти виды совещаний проявляются при рассмотрении отдельных тем и вопросов, определенных в повестке дня одного или нескольких совещаний. Возможны также целевые совещания, полностью ориентированные на тот или иной вид рассматриваемых вопросов.

Можно указать несколько характерных признаков, или скорее требований, в совокупности определяющих портрет служебных совещаний:

• Совещание имеет четко очерченную конфигурацию, проводится в рамках данной компании (подразделения, группы) или между несколькими предприятиями;
• На совещаниях определенно задана цель и тематическая направленность рассматриваемых вопросов повестки дня;
• Эти мероприятия отличаются регулярностью проведения (еженедельные, месячные и т.д.), с установившими днями и временем начала мероприятий;
• Служебным совещаниям свойственна относительно устойчивая повестка дня, темы (разделы или вопросы) в которой воспроизводятся от совещания к совещанию;
• На совещаниях устанавливается, стабилизируется и далее незначительно изменяется во времени руководство и ядро участников;
• Для фиксации хода и решений совещания по повестке дня ведется протокол совещания, который утверждается и направляется на исполнение;
• Решения совещаний, зафиксированные в протоколах, ставятся на контроль (существует механизм контроля совещаний).

Если на Ваших совещаниях этих признаков нет, то, возможно, вы проводите какие-то другие совещания. Здесь надо определиться и закрепить ваше видение в регламенте совещаний или в более коротком документе, например, памятке участникам.

Недостатки, ошибки, потери на совещаниях

Даже в лучших компаниях можно обнаружить недоработки, ошибки, издержки, ведущие, в конечном итоге, к растрате рабочего времени и нервов участников совещаний. Мы ведем перечень типовых недостатков совещаний, в котором сейчас более 100 записей. Мы заметили, что эти ошибки и недостатки можно сгруппировать в следующей последовательности совещательных процессов:

• Недостатки подготовки совещаний (совещания не планируются, состав участников неизвестны до начала совещания, повестка дня определяется на месте, отсутствует регламент, отсутствие или запоздалая рассылка материалов, неявки и опоздания, неподготовленность докладчиков, необорудованное помещение для совещаний и т.д.);
• Недостатки проведения совещаний (превышение времени совещаний, блуждание фокуса обсуждения, необоснованные отклонения от повестки дня, потеря управления совещанием, не фиксируются обсуждавшиеся вопросы, не принимаются решения и не выдаются поручения, идут только разговоры, не ведется протокол или протокол готовится по памяти и т.д.);
• Недостатки контроля исполнения совещания (после совещания ничего не происходит, не контролируется исполнение поручений, не оценивается исполнительская дисциплина, не ведется история решения вопросов, всплывают темы, которые ранее уже обсуждались, не найти материалы совещаний, нет статистики совещаний и т.д.).